Qué es y para qué sirve.

Este menú facilita la creación de los albaranes o trabajos periodicos correspondientes a los contratos, que dependerá en cada caso del acuerdo negociado. Este formulario evitará tener que generarlos de forma manual cada vez que se tenga que facturar un contrato.

Menú de Ventas / Contratos / Mantenimiento:

Pestaña Datos:

 

• Número de contrato, cliente y fecha de firma.
  
• La duración del contrato en meses, se puede dejar en blanco si el contrato es indefinido.
• El periodo de facturación en meses indica cada cuantos meses se facturará el contrato, para contratos que se cobran una vez al año habrá que poner 12, para facturaciones mensuales se pondrá 1.
• Contratos anticipados se facturan al inicio del periodo, los vencidos se facturan al final del periodo.
• Inicio facturación indica la fecha a partir de la que se hace efectivo el contrato.
• Fecha de baja es la fecha en la que termina el contrato.
• La serie de albarán será la que se utilice para crear los albaranes de los contratos.
• La forma de pago y descuentos son las condiciones económicas negociadas en ese contrato.
• Cuando el contrato lo consigue un representante (comercial) se le puede asignar a ese representante y también asignarle su comisión, estos datos aparecerán en los albaranes y trabajos para poder liquidar las comisiones correspondientes a cada comercial.
  

Pestaña líneas:

En las líneas se introducirán los artículos que se facturarán en cada vencimiento del contrato. Son unas cantidades fijas que se facturarán de forma mensual en cada vencimiento del contrato.
Por ejemplo el alquiler de una máquina.

• En la pestaña de definición se especificarán los artículos o servicios que se facturarán en dicho contrato.

• El precio de cada línea será mensual en el proceso se multiplicará por el número de meses que se estén facturando.
• También se permite que las líneas tengan una fecha de inicio distinta a la de la cabecera, de esta forma se podrán añadir líneas que facturen en fechas distintas.
• Se puede introducir fecha de baja en las líneas para poder dar de baja líneas de forma individual sin dar de baja todo el contrato.

• En la pestaña de albaranes aparecerán los albaranes que irá generando un contrato en sus sucesivas facturaciones.

Pestaña Actuaciones:

Los contratos pueden llevar asociados trabajos facturables o no facturables. Para poder crear de forma automática estos trabajos y/o avisos se crean las actuaciones.

• Desde la pestaña de definición se crearán todas las actuaciones asociadas a un contrato, como puede ser una lectura de contadores.

• Se definirá la actuación del siguiente modo:
1. Se indica la fecha de la primera actuación y la periodicidad en meses de la misma, si la actuación debe hacerse una vez al mes en el campo periodo se indicará 1.
2. Para actuaciones semestrales se indicará 6.
3. Las actuaciones pueden generar partes, por ejemplo en las actuaciones de lectura de contadores se pueden generar avisos para que un técnico pueda realizar la actuación y será el técnico quién genere la orden de trabajo desde el aviso.
4. En el caso de actuaciones que no necesiten aviso se puede generar directamente el trabajo.
5. Las actuaciones van dirigidas siempre a un departamento y pueden ir dirigidas a un operario que será el que realice la actuación.
6. Por último hay que poner una descripción de la actuación.

• En la pestaña de partes Avisos/Trabajos aparecerá un listado de los avisos y trabajos que ha generado dicha actuación concreta y su situación. Para abrir un aviso/trabajo hay que seleccionarlo y pulsar  sobre el aviso que se desea abrir, de este modo se abrirá la ventana de mantenimiento de avisos/trabajos con este aviso o trabajo.

• Pestaña de partes Avisos/Trabajos fuera de la pestaña definición, en esta pestaña aparecerán todos los trabajos y avisos relacionados con el contrato generados por las diferentes actuaciones del mismo.

Pestaña Seguimiento:

Desde esta pestaña se puede hacer un seguimiento del contrato por fechas, indicando la fecha y el operario que realiza el seguimiento.

Pestaña Observaciones:

En esta pestaña se pueden introducir todas las observaciones que se deban tener en cuenta relativas al contrato.

Pestaña Descripción factura:

En esta pestaña se hará la descripción de factura que aparecerá en la factura que se entrega al cliente.

Pestaña Documentos:

Desde esta pestaña se podrán adjuntar documentos externos al programa que estén relacionados al contrato, como pueden ser partes firmados y escaneados posteriormente, imágenes relacionadas con las actuaciones, etc.

Menú de Ventas / Contratos / Generación de partes:

Este proceso generará todos los partes programados en los contratos, tanto avisos como trabajos que estén pendientes en el periodo indicado. Este proceso puede producir una gran cantidad de avisos y de trabajos, por eso al confirmar la ejecución del proceso existe la opción de ver un informe previo en el que se mostrarán todos los partes que se generarán para poder comprobar que no hay error en los datos introducidos y evitar generar partes que se deban borrar manualmente a posteriori.

• Se podrán generar los partes de todos los contratos o bien de un contrato concreto.
• Si se indica un cliente se generarán solamente los partes correspondientes ese cliente, si el campo contrato está en blanco y el cliente tiene varios contratos se generarán los partes de todos los contratos del cliente.
• Seleccionando un departamento se generarán los partes dirigidos al mismo solamente, dejando en blanco se generarán los de cualquier departamento.
• La fecha de generación indica la fecha en que se generan los partes, no puede estar en blanco porque tanto los avisos como los trabajos deben tener una fecha pero sí se permite cambiarla para que los partes generados tengan otra fecha.
• El campo hasta fecha sirve para indicar la fecha hasta la que deben generarse los partes, hay que tener en cuenta que si se deja en blanco el programa solamente generará los partes correspondientes a un período de facturación, pero si se indica una fecha concreta se generarán todos los partes correspondientes a los vencimientos de los contratos seleccionados hasta la fecha indicada, así pues si se indicase una fecha muy lejana, por ejemplo final de año se generarían todos los partes desde la fecha actual hasta fin de año de los contratos y clientes de la selección.

Menú de Ventas / Contratos / Facturación

Este proceso es el encargado de lanzar la facturación de los contratos pendientes de facturar que cumplan las condiciones que se indiquen.

La facturación de los contratos genera los albaranes de los mismos, como este proceso puede generar una gran cantidad de albaranes, existe la posibilidad de sacar un informe previo para comprobar los albaranes que se van a crear, de esta forma en caso de error no tener que borrarlos uno a uno.

Desde la pantalla de selección se indicarán las condiciones que deben cumplir los contratos que se desea facturar:

• Indicando el número de contrato, el cliente o la serie de albarán, o bien ninguno de ellos, en este caso se facturará todos los pendientes de facturar en la fecha indicada en el campo hasta fecha.
• Los campos de la pantalla de selección funcionan del mismo modo que los campos del proceso de generación de partes, con la única diferencia de la fecha del campo hasta fecha, que no puede estar en blanco e indica la fecha hasta la que se facturarán los contratos.