Se dispone de una base de datos raíz que está gestionada por el programa de administración, y también de una base de datos por cada ejercicio de cada empresa. La base de datos raíz puede tener diferentes denominaciones dependiendo de la versión de Cont4 (ver la introducción del manual). Son las siguientes:

• CONT en contabilidad
• FACT en facturación
• GEST en gestión

Si la base de datos raíz se llama CONT, el nombre de las demás seguirá la siguiente norma:

La base de datos raíz se denomina así porque todas las empresas que se crean heredan algunos datos de ella, como por ejemplo el plan general contable en el caso de la contabilidad. Además, registra los datos de acceso de las empresas y de los ejercicios definidos. Los cambios que se realicen en la base de datos raíz no afectarán a las empresas que se haya creado con anterioridad salvo la configuración de los parámetros de Impresión.

De forma parecida, cuando se realice el cierre de un ejercicio, se creará una nueva base de datos para el ejercicio siguiente que heredará muchos datos del ejercicio anterior.