En la imagen siguiente se puede ver una fila de la tabla de conceptos contables. Los campos código y nombre son las columnas de la tabla. De estas dos columnas el código debe ser único para cada fila, es decir, no puede haber dos conceptos contables con el mismo código.

Al conjunto de columnas que identifica unívocamente las filas de una tabla se le llama clave primaria.

En este caso la barra de herramientas tendría este aspecto:

Si se pulsa 'Buscar' aparecerá una ventana con la tabla de búsqueda de conceptos contables.

Si se realiza alguna modificación y no se desea almacenarla, se debe pulsar 'Deshacer' para que se "refresque" la fila actual volviendo a leer de la base de datos.

Inserción de un nuevo registro

Para insertar una nueva fila hay una o dos formas dependiendo de si el código es numérico o no.

En el formulario de conceptos contables el código sí que es numérico, por lo que si se pulsa 'Limpiar' , además de limpiar el formulario se calculará automáticamente el código del último concepto más uno y el formulario indicará que está en modo de 'inserción' porque aparecerá un '++' en el título y en el icono 'guardar' unos destellos .

Por ejemplo, en la tabla de 'Series de IVA Repercutido' la clave primaria es la serie, y como ésta no es numérica, para insertar una nueva fila hay que introducir una serie que no exista y pulsar 'Intro' .

Si por ejemplo se quiere buscar una cuenta por su nombre, hay que situar el foco en el campo 'Contrapartida' y pulsar 'Buscar' . La búsqueda se realizará como se ha explicado anteriormente.

En el formulario anterior, el campo 'Nombre' de una serie de IVA no se puede dejar en blanco, o dicho de otra forma, este campo no puede ser nulo. Si embargo, la contrapartida sí que puede ser nula. Aunque lo parezca, no es necesario enumerar qué campos pueden ser nulos en cada formulario, porque se descubren sobre la marcha.

Formularios multitabla

Suelen afectar a dos tablas y normalmente son del tipo cabecera y líneas. Un buen ejemplo de este tipo de formularios es el de 'Asientos'.

Como se puede observar, el formulario está listo para insertar un nuevo asiento. Si se pulsa el botón se guardará el asiento y el foco se irá al campo 'Cuenta' de la tabla de apuntes. En este momento se podrá comenzar a introducir apuntes.

Cada apunte que se inserte aparecerá en la tabla central del formulario. Si se pulsa 'Esc' se moverá el foco a la tabla central y quedará resaltada la fila actual. Si se vuelve a pulsar 'Esc' el foco se irá a la cabecera, pero si pulsamos 'Intro' o 'Limpiar' el foco se irá al área de introducción de apuntes.

El título de la ventana indica en todo momento con qué tabla se está trabajando. Por ejemplo, cuando se está en los apuntes, el título es 'Asientos - Apuntes'.

En los formularios de tipo cabecera y líneas se accede a las líneas cuando se almacena los datos de la cabecera, sin embargo hay otro tipo de formularios multitabla en los que esto no es así, por ejemplo, en el formulario de clientes:

Así como en los asientos lo "normal" es introducir los datos de la cabecera y después sus apuntes, en este formulario no ocurre lo mismo. No tendría sentido activar la tabla de cuentas bancarias tras actualizar los datos de un cliente.

En este caso, para acceder a la tabla de cuentas bancarias se debe hacer doble clic en su carpeta o pulsar 'Intro' cuando dicha carpeta tenga el foco, como en la figura.

Cambio de clave primaria

En algunos formularios se puede cambiar la clave primaria pulsando e introduciendo los nuevos valores de la clave.