Cierre del ejercicio

El proceso de cierre del ejercicio realiza los siguientes pasos:

• Comprueba que no hay asientos descuadrados.
  
• Comprueba que todas las fichas de amortización están amortizadas hasta la fecha de final del periodo 12, que suele ser el 31 de Diciembre.
  
• Renumera los asientos por orden de fecha.
  
• Crea una nueva base de datos para el ejercicio siguiente.
  
• Traspasa todos los datos necesarios para trabajar en el ejercicio siguiente, como son los asientos cuya fecha sea posterior a la del final del periodo 12, los cobros no pagados, los clientes, los proveedores, las cuentas, las definiciones de balances, las fichas de amortización que no se hayan dado de baja en activo,...
  
• Borra los asientos que se han traspasado al ejercicio siguiente por ser su fecha posterior a la del final del periodo 12.
  
• Escribe los asientos de regularización y de cierre.
  
• Escribe el asiento de apertura en el ejercicio siguiente.
  
• Renumera los asientos del ejercicio siguiente por orden de fecha.

Durante el proceso de cierre, cualquier operación que suponga una modificación en la base de datos, quedará bloqueada. Por tanto, durante el cierre sólo será posible realizar operaciones de consulta.

El único parámetro que se debe indicar es la cuenta de pérdidas y ganancias, que se utilizará en el asiento de regularización.

Importante

Para que este proceso sea reversible es necesario que se realice una copia de seguridad previamente. De esta forma será posible deshacer un cierre en un ejercicio restaurando la copia de seguridad que se haya realizado antes de dicho cierre.

En caso de que sea necesario añadir o modificar algún asiento en un ejercicio cerrado, se podrá realizar el cierre de nuevo, pero en este caso sólo se reconstruirán los asientos de regularización y cierre, y el de apertura del ejercicio siguiente.

Depuración de datos

La depuración de datos es necesaria para que la ocupación de las bases de datos no sea excesiva y para que los procesos de actualización a nuevas versiones no sean cada vez más costosos.

Antes de realizar el cierre se depurarán los ejercicios antiguos hasta que queden 10 en total contando con el nuevo ejercicio que se generará durante el cierre.

También se depurarán los siguientes datos de contabilidad del ejercicio a cerrar para que sólo se conserven los últimos 10 años:

• IVA repercutido y soportado.
• Cobros y remesas.
• Pagos, órdenes de pago, cheques y pagarés.

En la versión de gestión o facturación también se depurarán los siguientes datos:

• TPV, facturas, albaranes, pedidos y presupuestos.
• Fabricaciones, ajustes de almacén y albaranes de traspaso.
• Contratos, trabajos y avisos.
• Series de artículos no usados.
• Registro horario.

Aunque en el último ejercicio sólo queden datos de los últimos 10 años, en los ejercicios anteriores también ocurrirá lo mismo, por lo que entre todos los ejercicios se dispondrá de casi 20 años de datos históricos.

Temas relacionados:

• Procesos de actualización de datos