Gestión de documentos

La gestión de documentos permite asociar ficheros en cualquier formato (pdf, imágenes, texto, hoja de cálculo,...) a la base de datos.

Es posible asociar documentos en los siguientes formularios:

Para añadir un documento hay que seguir los mismos pasos que en el resto de formularios. Al guardar un documento aparecerá un diálogo de selección de ficheros. Después de aceptar este diálogo, se enviará el documento al servidor.

Para abrir un documento o guardar una copia hay que seleccionarlo y pulsar .

Por ejemplo, una factura de compra en PDF o escanedada se puede guardar en su registro de IVA soportado. Así se puede visualizar la factura original sin necesidad de buscarla en el archivo.

Copias de seguridad

Cuando se realice una copia de seguridad de una base de datos, ésta no incluirá los documentos asociados porque el tamaño de la copia podría ser demasiado grande.

Si dispone de un servicio de copia de seguridad en su sistema, asegúrese de que se incluya en las copias de seguridad la carpeta files ubicada en la misma ruta que las bases de datos. Se puede acceder a esta carpeta desde el punto de menú:
Principal / Copia de seguridad / Documentos

Base de datos de documentos

Cada empresa tiene una única base de datos de documentos. Cuando se cierra un ejercicio, el nuevo ejercicio hereda los documentos del ejercicio anterior, de forma que los documentos son compartidos por todos los ejercicios que los referencian.

Esto quiere decir que cuando se borre un documento en un ejercicio, éste también se borrará en todos los ejercicios que lo referencien.