Compras - Recepción de facturas

Este proceso marca los albaranes de compra como facturados y actualiza los precios de coste "reales" de los artículos, teniendo en cuenta los posibles cargos de financiación y portes/embalajes reflejados en los albaranes.

Al introducir las facturas de compra, se generan automáticamente los registros de IVA soportado, y en su caso, los asientos y los pagos asociados.

En primer lugar se debe indicar el proveedor de quien se va a registrar la factura de compra. Al confirmar el proveedor, aparecerán en pantalla los albaranes pendientes del mismo.

Pulsando 'menú' se podrá consultar el albarán seleccionado, o se podrá seleccionar todos los albaranes que aparezcan como pendientes para no tener que marcarlos uno a uno.

Una vez marcados los albaranes que se quiere facturar hay que pulsar 'aceptar' para acceder al diálogo de confirmación de la factura. En este diálogo hay varias carpetas:

Importes:

• Aparecen los datos de la factura resultante. En ella se puede cambiar importes o añadir descuentos no reflejados anteriormente en los albaranes.

Datos:

• Fecha de factura:
  Fecha de la factura del proveedor.
• Número:
  Número de la factura del proveedor. Se admiten números y letras.
• Numeración de IVA automática:
  Si no se selecciona esta opción se podrá asignar manualmente el número en el libro registro de IVA.
• Serie de IVA:
  Serie del registro de compras donde hay que incluir la factura.
• Nº de registro:
  Nº de registro en el libro de IVA. Sólo se podrá indicar si no se selecciona la opción Numeración IVA Automática.
• Fecha:
  Fecha de registro de la factura.
• Contrapartida: (Contabilidad)
  Contrapartida para el asiento contable.
• Imputación: (Contabilidad)
  Imputación contable asignada al asiento.
• Forma de pago:
  Permite cambiar la forma de pago por defecto del proveedor.
• Registrar asiento: (Contabilidad)
  Hay que seleccionar esta opción para que se genere el asiento contable correspondiente a la factura.
• Registrar pagos:
  Si se marca esta opción se registrarán los pagos de la factura en función de las condiciones de la forma de pago indicada en la misma.
• Confirmar vencimientos:
  Esta opción permite que el programa muestre los vencimientos que se generarán para la factura por si hay que modificarlos manualmente.
• Confirmar desglose: (Contabilidad)
  Si se marca esta opción se podrá registrar en el asiento distintas contrapartidas para la base imponible.
• Actualizar precios de coste:
  Si se marca esta opción, se modificarán los precios de coste de los productos reflejados en la factura.
• Actualizar precios de venta:
  Esta opción permite modificar los precios de venta de los artículos en función de la variación de los costes en la compra de los mismos.
• Confirmar cambios:
  Si no se marca esta opción, los cambios en los precios de los artículos se realizarán de forma automática, es decir, sin confirmación por parte del usuario.

Observaciones:

• En esta carpeta se pueden escribir las observaciones de la factura.

Observaciones del proveedor:

• Esta carpeta es informativa, en ella aparecen las observaciones del proveedor.

Tras introducir los datos necesarios hay que pulsar 'aceptar' , y en función de las opciones seleccionadas la factura se registrará automáticamente volviendo al principio del proceso para la selección de otro proveedor, o irán apareciendo los diálogos de confirmación de vencimientos y desglose de bases para que se introduzcan o modifiquen los datos necesarios.

Registro de IVA anticipado

En caso de que una factura de compra se reciba antes que los bienes adquiridos, se podrá generar el registro de IVA manualmente y, cuando más adelante se reciban los albaranes, se podrá ejecutar este proceso para vincular el registro de IVA que se realizó con la factura que agrupa a los albaranes de compra.

Para ello hay que desactivar la numeración automática de IVA e introducir el número correcto del registro. Todos los datos que se introduzcan deberán coincidir con los del registro de IVA.

Recepción de una factura electrónica (Facturae)

La recepción de una factura electrónica se puede realizar pulsando el botón 'Facturae' o se seleccionando la opción correspondiente del menú .

Una vez seleccionado el fichero XML se presentará la información de la factura, se buscará el proveedor a partir de su NIF y se seleccionarán los albaranes cuya fecha y número coincidan con los del fichero XML.

Cuando se pulse aceptar, aparecerá el diálogo con los datos de la factura. Algunos de estos datos se obtendrán del fichero XML:

• Número de la factura: será la concatenación de la serie y el número obtenidos del XML.
• Fecha de factura.
• Los vencimientos de los pagos.

Una vez recibida la factura el fichero XML se guardará en su gestión de documentos.

Temas relacionados:

• Procesos de actualización de datos