Cont4 ha sido concebido para facilitar al máximo los procesos de
contabilización, facturación y cartera de cobros y pagos.
Para ello se ha pensado en una contabilidad que sea generada de forma
automática al realizar las tareas cotidianas de la empresa, de esta forma
sólo es necesario introducir apuntes en algunos procesos particulares
como las nóminas. El resto de apuntes contables se podrán generar
automáticamente al registrar las facturas de compra o venta, al cobrar
recibos, al emitir pagarés,...
Es importante leer el apartado
Manejo de la Aplicación para familiarizarse
con los iconos y con las teclas de función para conseguir una mayor
rapidez en la introducción de datos y evitar el uso continuado del ratón.
1. Generación de una nueva empresa
Tras la instalación del programa hay que dar de alta una empresa
desde el módulo de administración. En caso de disponer de una
versión multiusuario el usuario es "DBA" y la clave "SQL".
Para dar de alta la empresa hay que acceder al punto de menú
Mantenimiento / Crear Empresa.
2. Logotipos, membretes y formatos
Desde el menú Principal / Otros
se pueden dar de alta los logotipos y membretes que sean necesarios
en los formatos de impresión.
Hay formatos de impresión para recibos, pedidos, albaranes, presupuestos,
tickets, facturas,... Cada uno de los formatos está disponible dentro de
cada grupo de menús. Por ejemplo, para definir un formato de recibos hay
que acceder al menú
Cobros / Recibos / Formatos
3. Almacenes
En caso de haber adquirido la versión de Facturación o Gestión
y que sea necesario trabajar con más de un almacén, habrá que generar
los distintos almacenes desde el menú
Almacén / Almacenes / Mantenimiento.
4. Series de IVA y de facturación
Quizá este sea uno de los puntos más importantes antes de empezar a
introducir datos en la aplicación.
Hay que definir tanto las series de IVA repercutido
(IVA / Repercutido / Series)
como las de IVA soportado
(IVA / Soportado / Series).
En las series hay que indicar si se trata de facturas nacionales
o de importación, normales o rectificativas.
Las series de IVA soportado se pueden utilizar para clasificar
las compras y gastos o bienes de inversión.
Si se dispone de facturación y ya se han definido las series
de IVA, hay que definir otros tipos de series:
- Las series de los albaranes de ventas
(Ventas / Albaranes / Series)
permiten clasificar las ventas. Es posible tener distintas series
que enlacen con una única serie de IVA.
- Las series de facturas
(Ventas / Facturación / Series)
permiten definir un formato de factura por defecto para cada
serie de IVA.
- Las series de presupuestos
(Ventas / Presupuestos / Series)
permiten clasificar los presupuestos y asignar un formato de
impresión por defecto.
5. Formas de pago
Es necesario dar de alta las formas de pago
(Principal / Formas de Pago / Mantenimiento)
para poder llevar correctamente la cartera de cobros y pagos con los
vencimientos correctos y para que se puedan realizar remesas de
cuaderno 19 y 58, y remesas de pagos de cuaderno 68.
6. Departamentos
En caso de que se quiera llevar el control de trabajos,
hay que definir los departamentos
(Trabajos / Otros / Departamentos),
por ejemplo, departamento técnico, departamento de diseño,...
7. Categorías
8. Personal
En el menú Personal se pueden dar de alta
los clientes, proveedores, acreedores, representantes, bancos y operarios.
No es necesario introducir todos los datos de las fichas de personal,
Cont4 indicará los campos que sea obligatorio rellenar.
9. Cajas y TPV
Si se utiliza el módulo TPV hay que definir las cajas
y sus series de IVA en el punto de menú
TPV / Cajas.
10. Plan general contable y conceptos contables
Los conceptos contables
(Contable / Conceptos / Mantenimiento)
permiten clasificar los apuntes contables para facilitar la realización
de informes. Los conceptos hasta el código 100 están predefinidos.
Se pueden dar de alta nuevas cuentas en el punto de menú
Contable / Cuentas / Mantenimiento.
Las cuentas de los clientes, proveedores, acreedores y bancos se generan
de forma automática al darlos de alta.
