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Cont4 ha sido concebido para facilitar al máximo los procesos de contabilización, facturación y cartera de cobros y pagos.
Para ello se ha pensado en una contabilidad que sea generada de forma automática al realizar las tareas cotidianas de la empresa, de esta forma sólo es necesario introducir apuntes en algunos procesos particulares como las nóminas. El resto de apuntes contables se podrán generar automáticamente al registrar las facturas de compra o venta, al cobrar recibos, al emitir pagarés,...
Es importante leer el apartado Manejo de la aplicación para familiarizarse con los iconos y con las teclas de función para conseguir una mayor rapidez en la introducción de datos y evitar el uso continuado del ratón.
1. Generación de una nueva empresa
Tras la instalación del programa hay que dar de alta una empresa desde el módulo de administración. En caso de disponer de una versión multiusuario el usuario es "DBA" y la clave "SQL". Para dar de alta la empresa hay que acceder al punto de menú Mantenimiento / Crear empresa.
2. Logotipos, membretes y formatos
Desde el menú Principal / Otros se pueden dar de alta los logotipos y membretes que sean necesarios en los formatos de impresión.
Hay formatos de impresión para recibos, pedidos, albaranes, presupuestos, tickets, facturas,... Cada uno de los formatos está disponible dentro de cada grupo de menús. Por ejemplo, para definir un formato de recibos hay que acceder al menú Cobros / Recibos / Formatos
3. Almacenes
En caso de haber adquirido la versión de Facturación o Gestión y que sea necesario trabajar con más de un almacén, habrá que generar los distintos almacenes desde el menú Almacén / Almacenes / Mantenimiento.
4. Series de IVA y de facturación
Quizá este sea uno de los puntos más importantes antes de empezar a introducir datos en la aplicación.
Hay que definir tanto las series de IVA repercutido (IVA / Repercutido / Series) como las de IVA soportado (IVA / Soportado / Series). En las series hay que indicar si se trata de facturas nacionales o de importación, normales o rectificativas. Las series de IVA soportado se pueden utilizar para clasificar las compras y gastos o bienes de inversión.
Si se dispone de facturación y ya se han definido las series de IVA, hay que definir otros tipos de series:
5. Formas de pago
Es necesario dar de alta las formas de pago ( Principal / Formas de pago / Mantenimiento) para poder llevar correctamente la cartera de cobros y pagos con los vencimientos correctos y para que se puedan realizar remesas de cuaderno 19 y 58, y remesas de pagos de cuaderno 68.
6. Departamentos
En caso de que se quiera llevar el control de trabajos, hay que definir los departamentos (Trabajos / Otros / Departamentos), por ejemplo, departamento técnico, departamento de diseño,...
7. Categorías
Se utilizan para clasificar los operarios que realicen trabajos. Se definen en Trabajos / Otros / Categorías.
8. Personal
En el menú Personal se pueden dar de alta los clientes, proveedores, acreedores, representantes, bancos y operarios. No es necesario introducir todos los datos de las fichas de personal, Cont4 indicará los campos que sea obligatorio rellenar.
9. Cajas y TPV
Si se utiliza el módulo TPV hay que definir las cajas y sus series de IVA en el punto de menú TPV / Cajas.
10. Plan general contable y conceptos contables
Los conceptos contables (Contable / Conceptos / Mantenimiento) permiten clasificar los apuntes contables para facilitar la realización de informes. Los conceptos hasta el código 100 están predefinidos.
Se pueden dar de alta nuevas cuentas en el punto de menú Contable / Cuentas / Mantenimiento. Las cuentas de los clientes, proveedores, acreedores y bancos se generan de forma automática al darlos de alta.
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